سوالات متداول سیستم مشتریان و فروش | پیش فاکتور

در صورتي ميتوان حذف پيش فاكتور را انجام داد كه شرايط زير رعايت شده باشد:

1- بر مبناي پيش فاكتور، فاكتور فروش صادر نشده باشد.

2- در صورتي كه از زير سيستم فروش پيشرفته استفاده شود، بر مبناي پيش فاكتور اعلاميه پرداخت/رسيد دريافت صادر نشده باشد.

3- در صورتي كه از زير سيستم فروش پيشرفته استفاده شود، بر مبناي پيش فاكتور خروج انبار صادر نشده باشد.

4- در صورتي كه از قسمت شركت، عمليات پايان سال، وضعيت سيستم مشتريان و فروش بسته باشد، مي بايست وضعيت سيستم مذكور باز شود.

عدم درج خودكار قيمت اقلام در اسناد فروش (فاكتور فروش/پيش فاكتور/فاكتور برگشتي/درخواست فروش/درخواست برگشتي) ميتواند ناشي از موارد زير باشد:

1- براي قلم مورد نظر در فرم اعلاميه قيمت، قيمت فروش مشخص نشده است.

2- نوع فروش انتخاب شده در فرم مورد نظر با نوع فروشي كه در اعلاميه قيمت براي كالا تعيين قيمت شده است مغايرت دارد.

3- در صورتي كه در فرم اعلاميه قيمت، قيمت مشخص شده براي قلم مورد نظر، براي يك گروه مشتري خاص در نظر گرفته شده باشد، اما مشتري انتخاب شده در فرم مورد نظر عضو گروه مشتري ذكور نباشد. در نظر داشته باشيد اين مورد مختص قفل هاي داراي زير سيستم فروش پيشرفته است.

4- چنانچه در اعلاميه قيمت براي قلم مورد نظر يك رديابي خاص وارد شده باشد، اما در فرم مورد نظر رديابي انتخاب شده مغاير با رديابي مذكور باشد.

5- ارز انتخاب شده در فرم اعلاميه قيمت براي قلم مورد نظر با ارز فرم مورد نظر مغاير باشد.

به دو روش ميتوان بر مبناي پيش فاكتور، فاكتور فروش صادر كرد:

1- در فرم پيش فاكتور از بالاي صفحه بر روي گزينه صدور فاكتور فروش كليك نماييد تا فاكتور مربوطه صادر شود.

2- در فرم فاكتور فروش از بالاي صفحه، سلكتور مربوط به گزينه پيش فاكتور را باز كرده و پيش فاكتور مورد نظر را انتخاب كنيد، بدين صورت تمامي اطلاعات از داخل پيش فاكتور فراخواني خواهد شد. در انتها فرم را از بالاي صفحه ذخيره كنيد.

در منوي عمودي وارد سيستم مشتريان و فروش شده از قسمت عمليات گزينه پيش فاكتور جديد را انتخاب نماييد. درصفحه باز شده پس از انتخاب نام مشتري ، تاريخ و نوع فروش ، ارز مورد نظر خود را در سلكتور مربوطه انتخاب كرده نرخ ارز را وارد نماييد. سپس در تب اقلام با استفاده از علامت (+) پايين فرم سطر جديد ايجاد كرده اقلام مورد نظر، تعداد و في آنها را وارد كنيد. در انتها فرم را از بالاي صفحه ذخيره نماييد.

در منوي عمودي، از سيستم مورد نظر و از قسمت فهرست آيتم مربوط به عمليات ثبت شده را انتخاب كنيد. در صفحه باز شده، بر روي هر يك از عملياتي كه قصد تكثير(كپي) كردن آنرا داريد، كليك راست كرده و گزينه تكثير را انتخاب كرده و سپس فرم را ذخيره نمائيد.

خير، چرا كه پيش فاكتور تنها اعلام قيمت است و روي موجودي كالا تاثير گذار نيست. توجه داشته باشيد در صورت استفاده از زير سيستم فروش پيشرفته ، ميتوانيد در منوي تنظيمات ، فرم تنظيمات ، تب مشتريان و فروش گزينه موجودي قابل فروش با احتساب پيش فاكتور را فعال كنيد تا پيش فاكتور ثبت شده از موجودي قابل فروش كالا كسر كند.

حسابدراي: سند حسابداري دريافت و پرداخت: رسيد دريافت، اعلاميه پرداخت مشتريان و فروش: پيش فاكتور، فاكتور فروش، فاكتور فروش برگشتي تامين كنندگان و انبار: رسيد انبار، برگشت رسيد انبار، خروج انبار، برگشت خروج انبار، فاكتور خريد خدمات، فاكتور خريد سفارش كار: فرمول ساخت دارايي ثابت: استقرار، فاكتور خريد دارايي، تحصيل دارايي، مخارج پس از تحصيل، انتقال دارايي و … پيمانكاري: صورت هزينه، صورت وضعيت

پس از به روز رساني به آخرين نسخه سپيدار اين امكان در دسترس خواهد بود.

براي اينكه ماليات و عوارض پيش فاكتور به صورت خودكار محاسبه گردد بايستي به شرح زير عمل نمود:

1- در منوي عمودي وارد سيستم تامين كنندگان و انبار شده از منوي فهرست گزينه كالا/خدمات را انتخاب نماييد. درصفحه باز شده از بالاي فرم گزينه تغيير نرخ ماليات و عوارض را كه به شكل علامت % قابل مشاهده است را كليك كرده درصدهاي ماليات و عوارض را مشخص نماييد.

2- در منوي عمودي وارد قسمت تنظيمات وسپس مجدد تنظيمات شده در تب عمومي تيك گزينه ماليات بر ارزش افزوده را فعال نموده در اين قسمت نيز نرخ و معين هاي مربوط به ماليات و عوارض را وارد نماييد. دقت كنيد دو گزينه اول در اين قسمت مربوطه به حساب هاي معين ماليات و عوارض خريد و دو گزينه دوم نيز مربوط به ماليات و عوارض فروش ميباشند. در صورتي كه محاسبه خودكار براي كالا/خدمات در پيش فاكتور صورت نگرفته باشد ميتوان در دو فيلد ماليات و عوارض پايين فرم مبالغ مورد نظر را به صورت دستي وار نمود.

با توجه به اينكه پيش فاكتور جهت اعلام قيمت است تخفيف 100% در آن لحاظ نمي شود.

پيش فاكتور مورد نظر را ويرايش كرده و تاريخ اعتبار آن را افزايش دهيد، سپس اقدام به صدور فاكتور نماييد.

بعد از صدور دستور خاتمه پيش فاكتور مي بايست فرم ذخيره گردد.

به اين منظورابتدا مي بايست فاكتور صادر شده بر مبناي پيش فاكتور حذف گردد سپس پيش فاكتور ويرايش گردد و مجدد فاكتور صادر شود.

بله، در صورتي كه قفل مورد نظر داراي زير سيستم فروش پيشرفته باشد، اين امكان در دسترس خواهد بود.

در منوي عمودي وارد قسمت شركت شده از قسمت فهرست، فرم طرف حساب را باز كنيد. طرف حساب مورد نظر را انتخاب كرده و ويرايش كنيد. سپس در تب نشاني آدرس طرف حساب را ثبت كرده و تيك اصلي را فعال نماييد. در انتها فرم را ذخيره كنيد.

الف – سيستم مشتريان و فروش: 1- پيش فاكتور 2- فاكتور فروش 3- فاكتور فروش برگشتي

ب – سيستم تامين كنندگان و انبار: 1- رسيد انبار 2- خروج انبار 3- برگشت خروج انبار نحوه استفاده از اين امكان: الف – مي بايست، در فرم تعريف كالا، آيتم مربوط به باركد را با كاراكتر هاي مربوط به باركد كالا تكميل نمود.

پ – سپس جهت فراخواني كالا از طريق باركد به داخل فرم هاي (پيش فاكتور، فاكتور فروش، رسيد انبار) از پايين صفحه سمت چپ كليد ثبت از باركد خوان را انتخاب نمائيد. در صفحه باز شده باركد كالا را به واسطه دستگاه باركد خوان به داخل فرم فراخواني نمائيد.

در منوي عمودي، سيستم مورد نظر را انتخاب كرده و از قسمت فهرست گزينه اي كه لازم است اين ستون به آن اضافه گردد را انتخاب كنيد. در پنجره باز شده، از پايين صفحه گزينه انتخابگر ستون را انتخاب كرده و در ليست مورد نظر نيز گزينه انتخابگر ستون را انتخاب كنيد. در ليست باز شده مواردي كه لازم مي باشد را دوبار كليك كرده تا به ليست اضافه گردد.

جهت ويرايش پيش فاكتور، در صورتي كه اقدام به صدور خروج انبار ، فاكتور فروش، پيش دريافت و اعلاميه پرداخت كرده باشيد، تمامي موارد ذكر شده بايستي حذف شوند. همچنين در صورت وجود زير سيستم فروش پشرفته، در صورت ثبت خاتمه براي پيش فاكتور، بايستي گزينه برگشت از خاتمه را كليك كرده و وضعيت پيش فاكتور را به ثبت شده تغيير داد.

الف- چنانچه گزينه مشتري فعال نشده باشد، نميتوان با اين طرف حساب در نقش مشتري عملياتي را در سيستم هاي مشتريان و فروش و دريافت و پرداخت ثبت نمود.

ب- چنانچه گزينه تامين كننده فعال نشده باشد، نميتوان با اين طرف حساب در نقش تامين كننده عملياتي را در سيستم هاي تامين كنندگان و انبار و دريافت و پرداخت ثبت نمود.

ج- چنانچه گزينه واسط فعال نشده باشد، نميتوان با اين طرف حساب در نقش (بازارياب/واسط) عملياتي را در سيستم هاي مشتريان و فروش/پورسانت و دريافت و پرداخت ثبت نمود.

د- چنانچه گزينه كارمند فعال نشده باشد، نميتوان با اين طرف حساب در نقش (كارمند) عملياتي را در سيستم حقوق و دستمزد ثبت نمود.

در فرم عمليات ذخيره شده، از بالاي صفحه و از گزينه چاپ با توجه به نياز، يكي از گزارش هاي موجود را انتخاب كرده و گزارش چاپي تهيه نمائيد.

**نكته: گزارشات پيش فرض نرم افزار و گزارشات طراحي شده در اين قسمت قابل مشاهده خواهند بود.

از فهرست پيش فاكتورها بر روي پيش فاكتور مورد نظر كليك راست كرده و گزينه تكثير را انتخاب نماييد.

خير، ثبت پيش فاكتور اجباري نمي باشد و ميتوان عمليات فروش را از صدور فاكتور فروش آغاز نمود.

در صورت وجود زير سيستم فروش پيشرفته، از منوي عمودي وارد سيستم مشتريان و فروش شده از قسمت فهرست گزينه پيش فاكتورها را باز كنيد، چنانچه در ستون خاتمه يافته گزينه خاتمه يافته تيك خورده باشد به اين معني است كه پيش فاكتور تبديل به فاكتور شده است. در صورت عدم وجود فروش پيشرفته، در منوي عمودي وارد سيستم مشتريان و فروش شده از قسمت عمليات، فرم مرور فروش را باز كرده، تب پيش فاكتور ستون وضعيت نشان دهنده اين است كه تبديل به فاكتور نشده (باز) يا شده (خاتمه يافته) است.

به منظور ويرايش كالا و انتخاب كالاي ديگر مي بايست از نوار ابزار پايين فرم كليد بروزآوري را كليك كنيد تا ليست كليه كالاها نمايش داده شود.

خير.

خير پيش فاكتور، اعتبار مشتري را كنترل نمي كند.

از منوي عمودي وارد سيستم مشتريان و فروش شده از منوي فهرست گزينه پيش فاكتور ها را انتخاب كرده پيش فاكتور مورد نظر را باز كنيد. در فرم پيش فاكتور وارد تب اطلاعات تكميلي شده و توضيحات مورد نظر خود را درج نمائيد. لازم به ذكر است توضيحات وارد شده در اطلاعات تكميلي تمامي فرم ها در پرينت فرم مورد نظر نيز نمايش داده خواهند شد.

به دو روش ميتوان اعلاميه پرداخت مبنادار ثبت نمود بدين منظور به شرح ذيل عمليات مذكور را انجام دهيد:

1- در منوي عمودي وارد سيستم مشتريان و فروش شده و از قسمت عمليات گزينه (فاكتور برگشتي جديد، پيش فاكتور جديد) را انتخاب نمائيد.

2- در فرم باز شده بعد از وارد كردن اطلاعات مربوط به (فاكتور برگشتي، پيش فاكتور) از بالاي فرم، گزينه ذخيره را انتخاب نمائيد.

3- سپس از لوگوي سپيدار، گزينه ثبت اعلاميه پرداخت را انتخاب نمائيد.

4- در صفحه باز شده ميتوان به يكي از روش هاي (نقد، چك، حواله، كارتخوان) عمليات پرداخت را انجام داده و فرم را ذخيره نمود.

***توجه: در صورتي كه از عمليات از قبل ثبت شده باشد ميتوان به صورت ذيل نيزعمل نمود: در منوي عمودي وارد سيستم مشتريان و فروش شده و از قسمت فهرست گزينه (فاكتور

برگشتي، پيش فاكتور) را انتخاب كرده و بعد از جستجوي عمليات ثبت شده بر روي عمليات كليك راست كرده ثبت اعلاميه پرداخت را انتخاب نمائيد.

به چهار نوع:

1- پيش فاكتور به ارز پايه: در صورتي كه پيش فاكتور به يكي از ارز هاي خارجي صادر گردد، در اين قالب مبالغ به ارز پايه سيستم نمايش داده خواهد شد.

2- پيش فاكتور: به ارز پيش فاكتور صادر ميگردد، در اين قالب چاپ مي گردد.

3- پيش فاكتور A5: به ارز پيش فاكتور صادر ميگردد، در اين قالب چاپ مي گردد.

4- پيش فاكتور عمودي A4: به ارز پيش فاكتور صادر ميگردد، در اين قالب چاپ مي گردد.

امكان تكثير(كپي) كردن عمليات در هر سيستم به شرح ذيل مي باشد:

1- سيستم مشتريان و فروش: پيش فاكتور، فاكتور فروش، پورسانت، اعلاميه قيمت

2- سيستم تامين كنندگان و انبار: فاكتور خريد خدمات، رسيد انبار، خروج انبار، فاكتور خريد

3- سيستم سفارش كار: فرمول ساخت

4- سيستم دارايي ثابت: فاكتور خريد دارايي، اقلام در فرم تحصيل دارايي

5- سيستم حسابداري: سند حسابداري

6- سيستم حقوق و دستمزد: اطلاعات ماهانه، قرارداد كار

7- عمومي – شركت: گزارشات پيش فرض و از قبل طرحي شده در گزارش ساز ، گزارشات طراحي شده گزارشات پويا ، الگو هاي پيش فرض مديريت پيام

در صورتي كه يكي از شرايط ذيل رعايت نشده باشد، هنگام ثبت عمليات (فاكتور فروش/پيش فاكتور و …) عنوان مشتري در ليست طرف حسابها قابل مشاهده نخواهد بود:

1- تفصيلي طرف حساب مورد نظر، از قبل تعريف نشده است.

2- عنوان مشتري مورد نظر، از قبل به عنوان تفصيلي (ساير/مركز هزينه و …) تعريف شده است.

3- در تعريف تفصيلي طرف حساب مورد نظر، تيك گزينه مشتري انتخاب نشده است.

4- طرف حساب مورد نظر غير فعال مي باشد.

از منوي عمودي وارد قسمت تنظيمات شده از قسمت عمليات گزينه تنظيمات را انتخاب كنيد. در صفحه باز شده از سربرگ مشتريان و فروش از قسمت باركد گزينه نمايش باركد كالا در اسناد فروش را فعال كرده و فرم را ذخيره فرمائيد.

جهت بازگرداندن موارد مخفي شده، مي بايست در فرم مورد نظر از پايين صفحه گزينه انتخابگر ستون را انتخاب كرده و سپس با انتخاب بازگرداندن تغييرات ستونها به حالت پيش فرض تغييرات پيش فرض را بازيابي نمود

***توجه: در صورتي كه لازم باشد تنها تعدادي از ستون ها فراخواني شود، پس از انتخاب گزينه انتخابگر ستون در ليست باز شده مواردي كه لازم مي باشد را دوبار كليك كرده تا به ليست اضافه گردد.

جهت فعال نمودن اين گزينه ، از منوي افقي زير صفحه، گزينه قيف آبي رنگ – فيلتر را انتخاب نماييد. همچنين با كليد تركيبي Ctrl+F نيز ميتوان اين گزينه را فعال نمود.

اگر علامت صدور فاكتور در پيش فاكتور غير فعال باشد مي بايست موارد زير را كنترل نمود:

1- براي پيش فاكتور مورد نظر قبلا فاكتور فروش صادر شده است.

2- پيش فاكتور خاتمه يافته است.

3- براي پيش فاكتور خروج انبار صادر شده است. در حالتي كه فاكتور قبلا صادر نشده و پيش فاكتور خاتمه نيافته است در قسمت خروج انبار هاي مرتبط پيش فاكتور، خروج انبار را باز كرده و از بالاي فرم گزينه صدور فاكتور را كليك نماييد.

در منوي عمودي وارد سيستم مشتريان و فروش شده از قسمت عمليات گزينه اعلاميه قيمت را باز كرده، براي كالاي مورد نظر در نوع فروش مورد استفاده در فرم پيش فاكتور/فاكتور فروش/فاكتور برگشتي، تيك گزينه امكان تغيير تخفيف در فاكتور را گذاشته فرم را ذخيره نماييد.

خير، تعداد روزي كه در آخرين پيش فاكتور وارد مي شود در صدور پيش فاكتور جديد نمايش داده مي شود.